“Quién quiere hacer algo encuentra un medio; quien no quiere hacer nada encuentra una excusa”
Proverbio Chino
Los métodos de resolución de problemas son la pieza fundamental en los procesos de mejora continua de cualquier empresa u organización. Entre estos se cuenta con Desarrollo de Nuevas Ideas, Análisis de Procesos, Análisis de Causa Raíz, Planeamiento, Evaluación, Recolección de Datos, etc. Y dentro de los Análisis de Causa Raíz tenemos uno muy importante denominado Análisis de 5 Por Qué, este será el tema a desarrollar en el siguiente escrito.
Esquema de los 5 Por Qué
Las organizaciones donde los Sistemas de Mejora Continua son fundamentales dentro de sus Procesos de Operación realizan estos análisis en grupos que discuten o debaten las causas de cada uno de los defectos utilizando experiencias propias y los datos y/o información disponible.
Como se usa
Ante la presencia de un problema nos hacemos 5 veces seguidas la pregunta ¿Por Qué? De esta manera profundizamos en el problema hasta llegar a la causa raíz. De esta manera se evita el error de intentar una solución sin un análisis adecuado.
Cuando se identifique un defecto, pregúntese ¿Por Qué?... ¿Qué hizo que ocurriera?
Una vez que conozca la acción que provocó el defecto, pregúntese de nuevo ¿Por Qué?... ¿Qué fue lo que provocó esa acción?
Cuando lo sepa, pregúntese otra vez ¿por Qué?... Continúe así hasta llegar a la causa raíz
Imagínese una situación tipo Efecto Dominó – Siempre habrá una primera ficha, que representa la primera pregunta, y una última que correspondería a la causa raíz.
Al igual que la mayoría de las herramientas para la resolución de problemas, esta la dividimos en:
1. Entender el problema
2. Definir los Defectos
3. Buscar las relaciones Causa Efecto
4. Obtener la Causa Raíz
5. Elaborar los planes de mejora
Veamos cada una de ellas en detalle.
1. Entender el problema
§ Puede provenir de un Análisis tipo pareto o por observación directa del problema
§ Se debe incluir:
§ ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?
§ ¿Cuáles fueron las pérdidas ocasionadas por este problema?
§ El planteamiento deberá ser lo suficientemente preciso como para hacer posible llevar la pérdida particular a cero
2. Definir los defectos
§ Las causas deben provenir de las áreas de trabajo, procesos o estándares que fallaron
§ Se debe cuestionar la causa de las pérdidas
§ Cada causa debe estar relacionada a un fenómeno físico verificable
3. Buscar las relaciones causa – efecto
§ Para cada causa se debe comenzar preguntando ¿Qué ocurrió?
§ Se debe descomponer utilizando términos físicos: dirección, velocidad, tamaño, fuerza, tipo, límites, etc.
§ Utilizar encadenadores lógicos
§ Utilizar principios científicos observables
§ Simular o verificar cada efecto para poder articular perfectamente las relaciones antes de continuar
§ Revisión lógica de todas las causas posibles
Consejos para los “¿Por Qué?”
§ Complete los “¿Por Qué?” de manera vertical, no horizontal
§ Observe cada sección de las áreas de trabajo o del proceso para determinar las posibles causas
§ Verifique en campo después de cada columna de “¿Por Qué?”
§ Pruebe cada “¿Por Qué?” con la palabra “Porque” para asegurar que se va por buen camino
4. Obtener la Causa Raíz
§ La última respuesta posible es la Causa Raíz del problema
§ Se debe probar lógicamente el análisis para asegurar que la causa raíz determinada es la correcta y tiene sentido antes de comenzar la planificación de las acciones o contramedidas
¿Como se verifica la Causa Raíz?
§ Utilice la pregunta ¿Por Qué…?
§ Comience con el Qué o causa probable de izquierda a derecha uniendo cada nivel con la palabra Porque
§ Si al hacer esto, la sentencia final tiene sentido para todos los involucrados, entonces se ha verificado la Causa Raíz
§ Si la sentencia final no fluye o no tiene sentido, se debe revisar el Análisis completo
5. Elaboración de planes de mejora
§ Se elaboran planes detallados que contribuirán a la eliminación o minimización de la causa raíz del problema
§ El plan deberá ser lo suficientemente robusto como para evitar las recurrencias del problema
Resumen
§ Identifique el problema y luego pregúntese por que ocurrió para hallar las causas, repita el proceso tanto como sea necesario
§ Hallar la causa raíz nos ayudará a resolver el verdadero problema
§ Puede haber más de una causa raíz
§ Pocos “¿Por Qué’s?” puede ser indicativo de un análisis deficiente
§ Muchos “¿Por Qué’s?” (>5) es indicativo de sobre análisis
§ La persona que ha experimentado el problema debe, obligatoriamente, estar presente en el equipo de análisis y, si es posible, liderarlo
§ No se debe permitir análisis de corte personal, o subjetivos, esto resulta en un análisis deficiente, compruebe la lógica de este
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