Calidad y Cadena de Distribución

 

 

Buscar la mejor y más actualizada información para tomar mejores decisiones.

Las organizaciones que se dedican a las operaciones de distribución encaran una presión significativa como resultado de la competencia global, productos con ciclos de vida útil más cortos y condiciones económicas ajustadas.  La escalada de requerimientos por parte de clientes importantes impone grandes retos para aquellas compañías que están aun atadas a los procesos convencionales de la cadena de distribución.

“Estos clientes están empujando a los distribuidores a adoptar servicios con mejores condiciones de valor agregado tales como colaboración en la planificación y manejo de inventarios por parte del vendedor.  Predecir y responder a las demandas del cliente es un problema consistente.  Los distribuidores constantemente debaten con altas variaciones de inventario.  Este factor se ha convertido en uno de los principales problemas para el control de la calidad”

Cuando los sistemas o procedimientos de operación no se encuentran debidamente actualizados se dificulta la identificación de productos de baja rotación o que se hallan fuera de inventario, generando así problemas tales como la disminución de márgenes de ganancia, perdida de órdenes y clientes y altos costos de inventario.  Para mantenerse competitivo en el negocio de la distribución las compañías deben adaptarse a los procesos evolutivos del mercado, reduciendo costos y creando competencias enfocadas al servicio.

“Es esencial controlar cada aspecto del sistema de distribución, desde la entrada de la orden y contratación hasta los sistemas de manejos de inventario y despacho.  Las compañías deben controlar los costos a la vez que proporcionan un buen servicio a través de manejo mas eficiente de inventario, ordenes y logística”.

Manejo de Ordenes de Compra

Tener los bienes correctos en el inventario es crítico, porque en caso de quedarse sin mercancía significaría la pérdida de ventas y/o clientes.  La información recibida de grandes e importantes clientes debe considerarse crítica y ser utilizada para la predicción de futuras solicitudes de compra de manera que se pueda contar con un proceso de reposición adecuado y mantener así un inventario exacto.

Manejo de Inventario

No todo el producto almacenado merece la misma atención.  ¿Cuánto se requiere? ¿Cuándo? ¿Dónde?  “Muchas compañías dejan de lado los procesos de calidad al permitirse categorizar los productos por medio de análisis basado en la cantidad vendida, volumen de ventas o margen de ganancia.  Al establecer parámetros para decidir cuando reponer un producto o cuanto comprar, la atención a la calidad de la producción se vuelve evidente.”

Planificación de la Demanda

El desempeño del negocio de distribución dependerá de la calidad de la planificación de la compra una vez que estos se orientan al servicio al cliente.

“Un pronóstico pobre puede conducir a un insuficiente, o innecesariamente alto, almacenamiento de bienes, materia prima sin utilizar, activos fuera de uso y bajos márgenes de ganancia”.

Los negocios que establecen prácticas robustas de planificación de compra logran una calidad significativamente competitiva y grandes oportunidades para satisfacer las necesidades del cliente.  Los centros de distribución que aplican procedimientos de alto rendimiento ayudan a asegurar que la información sea precisa, actualizada, fácil y accesible.  La elaboración de las facturas o pedidos se realiza de una manera más precisa cuado los listados de clientes, productos y listas de precio se manejan a través de sistemas automatizados.  De esta manera, los vendedores pueden estar seguros de que los productos facturados se encuentran en inventario y con los precios correctos, y una vez que se ha enviado la orden, el flujo es automático, rápido y fácil, comprimiendo así el tiempo total hasta el momento del despacho.  Esta exactitud de inventario es un problema de calidad tanto para el cliente interno como para el usuario final.

Manejo de Ordenes de Venta

Cuando un cliente pregunta “¿Cuándo me entregas el pedido?” o ¿Cuál es el precio del producto?, la claridad de la respuesta es la que generalmente determina el éxito del cierre de la venta.  La habilidad para tomar órdenes de diferentes canales, empujar el máximo de ventas al cliente, estar preparado para responder preguntas acerca de disponibilidad y precios y manejar el rechazo inevitable de algunos artículos vendidos, son todos problemas fundamentales de calidad y son básicos a la hora de atraer nuevos o mantener los actuales clientes.

Manejo de la Logística

En este mercado altamente competitivo “es mas importante que nunca el envío de los bienes correctos, en la cantidad solicitada y en el tiempo justo a todos los clientes.  Calidad es la experiencia de mantener los productos en buen estado, colocados en el almacén adecuado y contar con arreglos flexible para el transporte, independientemente de que este servicio sea propio o contratado”

Soporte y Visión Experta

Debido a que cada negocio de distribución encara retos únicos, los proveedores de soluciones nunca deben presumir de conocer el plan adecuado para cada organización hasta que la operación ha sido evaluada.  El examen de los métodos empleados para movilizar el negocio, incluyendo los procesos y la visión estratégica a futuro, es esencial.  Estos expertos deben primero recabar información y luego proceder a realizar las recomendaciones.

Generalmente los retos relacionados a la optimización y / o actualización de sistemas de operación son relegados a un segundo plano por muy variadas razones, algunas incluyen:

·      Organizaciones en crecimiento encuentran que su personal esta demasiado ocupado en soluciones urgentes como para luchar contra prioridades estratégicas.

·      El personal no es utilizado a su total potencial porque se pierde mucho tiempo en labores de mantenimiento de sistemas de operación.

·      El enfoque es hacia las necesidades primordiales, venta, despacho, márgenes, en lugar de responsabilidades en almacenamiento y actualización de sistemas / procedimientos.

·      La compañía tuvo un rápido y sostenido crecimiento más no así la actualización de sus sistemas básicos de operación.  O, por el contrario, se desarrollaron nuevos sistemas que no fueron evaluados adecuadamente y en consecuencia no cumplieron las expectativas.

Las metodologías de Aseguramiento de Calidad han sido diseñadas para resolver muchos de estos problemas fundamentales por medio de:

·      Optimización del tiempo recursos limitados

·      Desarrollo de estrategias adaptables y de largo plazo

·      Integrando soluciones de alto rendimiento a un precio aceptable

·      Obteniendo ventajas competitivas

Independientemente de la posición o cargo en la organización, y con una mentalidad enfocada hacia la operación, los líderes estratégicos reconocen que los cambios realizados a las bases de los procesos pueden transformar muy fácilmente lo potencial otorgando a la organización una autentica aceleración en el desarrollo de la calidad generando ganancias y crecimiento.

Fuente: http://www.qualitydigest.com/inside/quality-insider-article/quality-proving-point-distribution.html