EL PROCESO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

Para lograr un cambio organizacional se depende de algunos factores que deben ser seguidos en determinado orden para así asegurar el logro.  En líneas generales rimero se establecen las metas y se aclara la posición de arranque, luego se deciden las estrategias para lograrlo y como resultado se implementan los procedimientos.  Un punto crítico en este proceso es la presencia de un líder que se responsabilice por dar la dirección apropiada para lograr que estos cambios sean exitosos. 

Estos factores son:

• Conocimiento o Capacidad Intelectual
• Emociones o Voluntad
• Procesos o Hábitos

CONOCIMIENTO

Por medio de este factor podemos determinar o identificar:

• Grado de madurez del equipo u organización
• Las Fortalezas y Debilidades
• El conocimiento técnico previo
• las experiencias similares previas de algunos miembros del equipo
• Los roles que desempeña cada miembro del equipo
• La planificación de la implementación desde el punto de vista técnico

Este a su vez se sustenta en:

• Desarrollo de la comunicación efectiva
• Capacitación técnica: motivos, metas, razones para elegir determinados lineamientos, técnicas, regulaciones
• Capacitación en habilidades de interacción humanas: supervisión, negociación, solución de conflictos, sensibilización al cambio

Es más fácil conseguir llevar a cabo una idea medianamente buena apoyada por muchas personas que una excelente idea con pocos seguidores.  Por eso es preferible no tratar de hacer planes perfectos, sino simples y con metas cortas, flexibles, que se completen en varias etapas, y que puedan ser mejorados sobre la marcha. 

EMOCIONES

Los equipos necesitan motivadores para volverse impulsores del cambio.  Los mejores motivadores son los que satisfacen las necesidades e intereses propios.  En el caso de un equipo, los motivadores personales siguen teniendo gran impacto. Pero resulta difícil conseguir ligar el cambio a la satisfacción de los intereses individuales.  Por ello, la motivación se centra más bien en aquellos que todos pueden reconocer como beneficios personales, ya sea para el desempeño de su función o a nivel personal.

Es necesario identificar:

• Las necesidades personales comunes a los individuos que conforman el equipo.  Estas necesidades se pueden explorar en el ámbito profesional y personal.  Algunas de las mas comunes son: dinero, tiempo para compartir con sus familiares y reconocimiento
• Los intereses comunes de los miembros del equipo.  Son frecuentes los intereses de interacción social, como serían las reuniones de celebración por el logro
• Las necesidades comunes de los individuos que participarán en el cambio una vez que éste se despliegue.  Este es un factor clave para conseguir un cambio exitoso.  Por lo general, el despliegue se lleva a cabo hacia el nivel mas bajo de la organización.  En este nivel suele prevalecer la satisfacción de necesidades básicas del individuo y el dinero o artículos tangibles suelen ser el mayor atractivo, aunque no el único
• Los intereses comunes de los individuos que participarán en el cambio.  Uno de los motivadores mas valorados por el personal de bajo nivel es la interacción con los altos niveles como medio de reconocimiento al logro
• La capacidad de la organización para satisfacer las necesidades e intereses

Ahora, se procede a planificar:

• Como obtener los recursos que se requieren para los motivadores.  Parece simple pensar que el Director de una organización participe en un evento con el personal de más bajo nivel, pero frecuentemente esto resulta difícil de conseguir
• Como administrar los motivadores.  Cuando los que participan en el cambio no están acostumbrados a estas dinámicas, es preferible administrar motivadores de corto plazo por logros pequeños, mientras que los motivadores de mediano plazo funcionan muy bien cuando el personal ha participado en dinámicas previas
• El esquema de motivadores en relación al logro en función de indicadores objetivos, en base a datos medibles, que sean equitativos para todos los participantes
• Un calendario de realimentación positiva, tanto para el equipo de implantación como para todos los participantes

PROCESOS

El liderazgo de un equipo no tendrá efecto alguno sobre la organización sin disciplina.  Al momento de desplegar las tareas y responsabilidades que llevarán al éxito en la implantación del cambio, es necesario definir claramente:

• Quien lleva a cabo las nuevas tareas y la supervisión
• Las instrucciones, procedimientos y ayudas visuales para la ejecución de las nuevas tareas o de las nuevas formas de hacer las tareas
• La entrega de las tareas específicas a cada individuo involucrado, preferiblemente a través de procedimientos o instrucciones de trabajo.  Estos documentos deben detallar los criterios de ejecución y la frecuencia
• La entrega de la función de supervisión, a través de descripciones de roles.  Se debe dejar clara la frecuencia de la supervisión y los criterios de evaluación
• La forma de presentación de los resultados, que se hace cuando menos mediante indicadores de desempeño, su frecuencia, sitio y forma de publicación
• El papel del líder de la operación en esta etapa y la importancia del seguimiento al indicador como medida de control
• Comunicación del plan de motivadores

Apoyo Necesario:

• Desarrollo y/o modificación de documentación
• Adecuación de los sistemas afectados
• Reuniones con el personal para establecer una comunicación efectiva, detallando lo que se espera de cada uno, la forma de conseguirlo y las consecuencias positivas o negativas de hacerlo o no
• Creación de un sistema de publicación de indicadores (un pizarrón, computadora o área designada, la frecuencia, el orden, el historial, etc.)

EL CICLO DE CAMBIO Y EL CRECIMIENTO

El cambio, como ya se menciono antes, se da por etapas.  El cambio de una etapa a la siguiente requiere de acciones específicas:

Preparación

Se da al pasar de la etapa de Conocimiento a la de Emociones.  Se basa en la inspiración que pueda conseguirse en el personal liderando el cambio, creando una visión y dando forma a la cultura que se obtendrá con éste, fortaleciendo la estima y la identidad del personal con la organización.

Cambio

Es el proceso de desplegar cada una de las funciones y responsabilidades específicas a cada miembro de la organización.

Crecimiento

El cambio exitoso provoca sensación de logro y crea un ambiente propicio para adoptar actitudes dinámicas en algunos miembros de la organización, que intentarán liderar nuevos cambios.  Cuando esto sucede, se está dando la captación de valor, es decir que se logra auto-evaluar el logro y se pone la mente en nuevas metas que llevan a tácticas y planes operativos.

FACTORES QUE PUEDEN LLEVAR AL FRACASO EL PROCESO DE CAMBIO

Los cambios crean temor en las personas.  Algunos temen el fracaso y otros simplemente perder el estado de confort alcanzado en la situación actual.  Algunos de los factores más críticos son:

• El fracaso del equipo en su proceso de maduración
• El uso de estilos inapropiados de liderazgo para operar el cambio
• La ausencia de planificación
• La ejecución deficiente de uno o varios de los factores mencionados anteriormente (conocimiento, emociones, procesos)
• La falta de conocimiento y experiencia sobre cómo operar un cambio en una organización por parte de los miembros del equipo de implementación

Fuente: www.performance-coaching.cz.cc