martes, 21 de diciembre de 2010

GESTIÓN DE TIEMPO


A menudo en la vida profesional, o en la cotidiana, debemos realizar varias tareas (ya sean éstas totalmente independientes o pertenecientes a un mismo ámbito o proyecto) que no pueden realizarse de forma simultánea o paralela. Por ello, tenemos que tomar decisiones para determinar el orden o precedencia en el tiempo con que serán ejecutadas.  Es decir, priorizar.

Para lograr priorizar de manera adecuada, se deben establecer ciertos criterios y su posterior valoración a fin de poder juzgar que secuencia de tareas o acciones resulta más óptima para nuestros intereses. Esto se denomina Gestionar el Tiempo y se diferencia de la elección de alternativas en que, en principio, no se descarta ninguna tarea y todas deben completarse antes o después (salvo en algún caso especial en el que una prioridad muy baja lleve a revisar y desestimar la tarea por completo).

HERRAMIENTAS
Existen muchas alternativas que nos ayudan a elaborar listas de prioridad de tareas y a diligenciar gestiones de tiempo altamente eficaces.  Todas ellas disponibles en medios electrónicos y escritos.  A continuación una lista de algunas de ellas:

o        PRIORIZACION INSTINTIVA
Una posible alternativa es dejar actuar al instinto para distinguir cuáles son las tareas más relevantes y cuáles menos.  En realidad, estaremos haciendo uso de nuestra memoria, que ha transformado nuestra experiencia previa en un conocimiento instantáneo.  Cuando la complejidad del caso aumenta y el ejercicio de memoria requiere más esfuerzo, puede que ya no sea tanto cuestión de instinto como de evaluación sistemática de nuestro archivo de resultados pasados.

o        EL METODO ABC
Este método, consiste simplemente en una clasificación básica de cada opción o tarea dentro de las siguientes categorías:
A = Vital
B = Importante
C = Deseable
Para un mayor grado de detalle en la clasificación, pueden dividirse estas categorías principales en subcategorías numeradas, tales como A1, A2, A3... B1, B2... etc.

Esta técnica no deja de ser un mero patrón para evaluar de forma estructurada cada elemento.  Un ejemplo de esta Herramienta es el Planificador Franklyn.

o        COMPARACION POR PAREJAS
Una técnica más sistemática consiste en comparar por pares cada una de las distintas tareas u opciones. En cada comparación de parejas, una de las opciones se marca como vencedora, asignándole uno o varios puntos, en base al criterio deseado.

Al final de toda la ronda, en la que se comparan todas las posibles combinaciones tomando los elementos de dos en dos, el orden de prioridad queda definido por el marcador de puntos de cada tarea.

Como en una liga deportiva, en caso de empate entre tareas, se atendería al resultado de su particular enfrentamiento.  El siguiente ejemplo ilustra este método representando los cruces de comparaciones entre tareas a modo de tabla:

Lo habitual es que la relación comparativa entre tareas sea transitiva, es decir, que si A > B y B > C, entonces A > C. Pero aún en el caso de que ocasionalmente esto se incumpliera (y pudieran darse anillos o ciclos en las relaciones, por ejemplo), el resultado de esta técnica ofrece un criterio de orden global. Por ello esta técnica es útil cuando las prioridades globales no están claras y compiten en importancia.

o        PONDERACION DE FACTORES
Si en la comparación por parejas se hacía una evaluación relativa entre las tareas, la técnica de factores ponderados se basa en la valoración global de las mismas calculando una puntuación numérica en función de ciertos criterios genéricos.

La idea consiste en seleccionar un juego de factores relevantes (X, Y, Z...) y asignarles pesos específicos según su importancia relativa (Kx, Ky, Kz...). Después, cada tarea i se valora puntuando su grado de participación en cada uno de los factores (xi, yi, zi...), resultando una calificación numérica global calculada de la suma ponderada o expresión lineal:
Pi = Kx·xi + Ky·yi + Kz·zi + ...
La siguiente tabla muestra un ejemplo de matriz de tareas y factores ponderados:
ü      Las escalas o intervalos de los valores (pesos y participaciones) no son determinantes mientras mantengan la coherencia en todo el proceso. No obstante, puede optarse por usar rangos convenientemente ajustados para normalizar los resultados (por ejemplo de 0 a 10, o entre 0 y 1).
ü      Entre los distintos factores que se pueden tener en consideración, son típicos los criterios externos tales como tiempo, coste, complejidad, esfuerzo o también aspectos más subjetivos y personales como capacidad, responsabilidad y voluntad.
ü      Después de evaluar todas las tareas en función de los factores elegidos, se dispone de un indicador de importancia global que permite ordenarlas por prioridad.

o        RELACION COSTO / BENEFICIO
A menudo, una valoración rápida y sencilla para asignar prioridades es calcular la relación cuantificada entre el coste de una acción y su beneficio.
ü      En proyectos profesionales, las magnitudes de estos conceptos suelen estar expresados en términos económicos, pero podrían emplearse otras unidades igualmente significativas.

En las ocasiones en las que el beneficio de una tarea no es inmediato sería necesario considerar también, de alguna manera, ese periodo de retorno de la inversión para obtener así un indicador más realista.

Un caso particular aplicable a esta metodología es la consideración como factor principal del concepto de riesgo (en caso de valoración de un suceso negativo) u oportunidad (en caso de suceso positivo).
         De forma simplificada, el riesgo de un posible suceso negativo se define como el producto de la probabilidad de que éste ocurra por el daño causado si efectivamente tiene lugar:
Riesgo = Probabilidad x Daño
         Recíprocamente, la oportunidad se definiría como la probabilidad de ocurrencia del suceso positivo multiplicada por el posible beneficio:
Oportunidad = Probabilidad x Beneficio
         Atendiendo a estas definiciones, si disponemos de información cuantificable sobre las probabilidades y consecuencias de los sucesos derivados de las acciones o tareas, ésta puede servirnos de orientación para decidir la escala de prioridades más óptima en cada caso.
Ø      Dando un paso más, los anteriores conceptos de riesgo y oportunidad pueden emplearse para evaluar cuantitativamente un ARBOL DE DECISION basado en probabilidades y valores.

El análisis por árbol de decisiones es una técnica que consiste en desmenuzar todos los caminos y alternativas posibles hasta llegar a los distintos estados finales. El esquema se representa en forma de árbol, en el que a cada rama se le asigna una probabilidad de ocurrencia:

Una vez planteado el diagrama, si se conoce o se puede cuantificar el valor intrínseco de los estados finales (que en el ejemplo serían las hojas del árbol: a11, a12... b22, b23) en términos de oportunidad o riesgo, por ejemplo, entonces es posible "propagar" esos valores hacia arriba, pasando por los nodos intermedios, calculando así una calificación numérica para cada posible decisión.

Por ejemplo, si los estados finales a11, a12 y a13 estuvieran cuantificados económicamente como beneficios de 50.000, 25.000 y 10.000 € respectivamente, el valor del nodo a1 correspondería a una oportunidad calculada como:
Va1= 0,5·50.000 + 0,2·25.000 + 0,3·10.000 = 33.000 €
Procediendo de esta manera podrían calcularse sucesivamente los valores de todos los nodos, disponiendo de un árbol de decisión en el que cada posible ruta estaría evaluada cuantitativamente.

o        ESTRATEGIA DE COLAS
Bajo este apartado se considerarían todos aquellos mecanismos basados primordialmente en el factor tiempo y el orden de llegada o entrada al sistema de cada una de las tareas demandadas.

Por ejemplo, una simple estrategia de cola FIFO (el primero en llegar es el primero en salir) nos llevaría a mantener una cola de tareas que iríamos resolviendo en el mismo orden en el que van llegando, sin tener en cuenta otros criterios sobre su naturaleza.

Generalmente este tipo de estrategias tiene mayor beneficio práctico si se combinan con procedimientos de turnos o fragmentación del tiempo dedicado a las tareas.

Un ejemplo pueden ser los algoritmos de planificación que siguen los sistemas operativos de los ordenadores para asignar tiempos de cómputo a los distintos procesos activos de la máquina.

La eficacia (y complejidad) de estos mecanismos también suele ir espoleada por la asignación de pesos o prioridades dinámicas, que cambian a lo largo del tiempo para tener en cuenta factores como el lapso de espera o inactividad, y lograr así un reparto más equilibrado de la dedicación.

o        CUADRANTES DE COVEY
La Matriz de Cuadrantes de Covey representa el producto cartesiano de las variables Importancia y Urgencia para obtener un mapa de ubicación que revela en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo y esfuerzo y hacia dónde deberíamos orientarlos (en términos de eficacia o productividad).

Según esta tabla, nuestras actividades estarán incluidas siempre en alguno de los cuadrantes, de distinta significación.
Þ  CUADRANTE I - Contiene actividades ineludibles, pero a la larga se debe procurar reducir esta categoría pues implica una permanente administración de crisis y acaba produciendo estrés, agotamiento y sensación de estar siempre apagando incendios.
Þ  CUADRANTE II -  Es el que idealmente debería concentrar la mayor parte de nuestras tareas, pues es la base de una visión y perspectiva global, del equilibrio, la disciplina, el control y la ausencia de crisis.
Þ  CUADRANTE  III - Representa la concentración en resultados a corto plazo y administraciones de crisis para "salvar el día", pero excluye el control, las relaciones son frágiles y no se consideran las metas o planes con mayor perspectiva.
Þ  Ambos, el tercer y cuarto cuadrante, deberían evitarse pues representan una falta de responsabilidad, una dependencia de otros y el (des) gobierno por apremios básicos.

o        DECISION EN FUNCION DEL CONTEXTO
Sin entrar en muchos detalles, puede decirse que esta metodología, conocida en ingles como Getting the Things Done (GTD), apuesta por la creación de una lista de tareas especificas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o tareas a realizar en la operación.

Este esquema de revisión de tareas sugiere también que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser realizada de inmediato.

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."
                                                   Tomado del libro Ready for Anything de David Allen

La espina dorsal de esta metodología está representada por el siguiente diagrama de organización y flujo del trabajo:
 

o        SOMBREROS DE De BONO
A comienzo de los años 80's, el Doctor Bono inventó el método de los Seis Sombreros de pensamiento.  Este método es un marco de referencia para el pensamiento y puede incorporar pensamiento lateral.  El sistema le da su lugar al valioso pensamiento crítico, pero no permite que éste domine, como ocurre en el pensamiento ordinario. 

Según esta técnica, contamos con seis sombreros diferentes:

Sombrero blanco (factual). Se concentra en los hechos y datos objetivos disponibles. Implica observar la información que se tiene y aprender de ella para descubrir posibles lagunas en el conocimiento del problema. También considera el análisis de tendencias         pasadas y datos históricos para tratar de extrapolar a partir de ellos.
Sombrero rojo (emocional). Simboliza la perspectiva de la intuición y la emoción para tratar de comprender cómo será la reacción y opinión subjetiva desde fuera del conocimiento o razonamiento del problema.
Sombrero negro (crítico). Insta a plantearse los aspectos negativos de una decisión, y a observarla con cautela y defensivamente. Trata de buscar las pegas, puntos débiles y riesgos para poder eliminarlos o preparar planes de contingencia.
Sombrero amarillo (positivo). Representa un punto de vista optimista que destaca los beneficios, aspectos y valores positivos, para poder afrontar las posibles dificultades con actitud animosa.
Sombrero verde (creativo). El color de este sombrero pretende impulsar la perspectiva de la creatividad y el pensamiento paralelo y libre de restricciones para plantear una búsqueda de soluciones a los problemas.
Sombrero azul (control global). Simboliza la perspectiva global, la coordinación y el control del proceso. Ésta es la visión que permite dirigir y canalizar la acción hacia otras perspectivas y también la que ofrece una imagen de la situación completa y a alto nivel.


El método promueve mayor intercambio de ideas entre más personas.  En el mundo de Bono se "separa el ego del desempeño".   Cualquiera es capaz de contribuir a la exploración sin afectar el ego de los demás puesto que todos están utilizando cualquier sombrero.  El sistema de los seis sombreros fomenta el desempeño más bien que la defensa del ego.  Las personas pueden contribuir bajo cualquier sombrero aunque inicialmente hayan sustentado un punto de vista opuesto.

o        ANALISIS DE CAMPOS DE FUERZA
El análisis de campo de fuerzas es una herramienta útil para ponderar ventajas e inconvenientes de una opción, o para comprender, de un sólo vistazo, qué factores favorecen u obstaculizan una acción.

Básicamente la técnica consiste en listar todas las fuerzas positivas en una columna, y las negativas en otra, calificándolas con una puntuación en una escala predeterminada (por ejemplo de 0 a 5):
 
La doble lista permite no sólo obtener un rápido balance de pros y contras, sino disponer de un mapa de factores sobre los que quizás es posible actuar para inclinar la balanza a nuestra conveniencia.  Como estrategia de resolución de problemas, por ejemplo, sirve para identificar aquellas fuerzas clave sobre las que deberemos centrar los esfuerzos.

o        PROS, CONTRAS E IMPLICACIONES
Otra antigua técnica de ponderación de ventajas e inconvenientes es la que se conoce tradicionalmente como PMI (del inglés: Plus-Minus-Implications).

Es interesante como herramienta de toma de decisiones pues presenta, para un posible curso de acción, el balance resultante de sus aspectos positivos, negativos e implicaciones.  Se construye de manera similar al caso anterior, pero en este caso son tres las columnas consideradas: una de pros (que puntuará positivamente), una de contras (que restará puntos) y una tercera de implicaciones (que sumará o restará en función de su naturaleza):
 
A veces, el mero hecho de recopilar todos los aspectos, pone de manifiesto la conveniencia o no de la acción sin necesidad de asignar calificaciones numéricas. Pero si la cuestión no es tan evidente, la puntuación de los factores puede ayudar a la decisión.

AHORA, ALGUNOS PUNTOS IMPORTANTES A TOMAR EN CUENTA
         Muchas personas encuentran que priorizar es más fácil cuando comienzan cada día con una lista “Por-Hacer” escrita. Puedes usar también un programa de computadora si eso funciona para ti.
Ø      La clave es tener una lista escrita donde puedas analizar y ajustar si es necesario.

         Verifica si hay alguna tarea que pueda ser delegada a alguien más.

         Las tareas más grandes pueden generalmente ser manejadas más efectivamente si son divididas en tareas más pequeñas.
Ø      Una vez que has hecho eso, encontrarás que tal vez haya ciertas partes de la gran tarea que puedan ser delegadas. Y si completar una tarea en una sentada monopoliza tu tiempo todo el día, dividiéndolo en tareas más pequeñas te permitirá posponer las partes menos urgentes hasta el otro día.

         Una vez que determinas qué tareas necesitan ser manejadas por ti, es momento de priorizarlas. Las tareas que ya tienen tiempos definidos son un buen lugar para comenzar.  En la mayoría de los casos, es mejor quitarlas del camino primero.

         Para tareas que no tengan plazos, piensa en cómo afectan el panorama general.  Si no son terriblemente importantes, pueden ser movidas al final de tu lista. Puedes de hecho mover algunas de ellas juntas.

         Algunas tareas podrán ser manejadas en algunas formas diferentes. Para esto, es mejor considerar qué forma es la más eficiente o la menos costosa.  Algunas reuniones cara-a-cara pueden ser reemplazadas con llamadas telefónicas.

         Si tu lista es muy larga para manejarla en un día, mírala otra vez para ver si hay algo que puedas delegar.  Si no, tendrás que posponer algunos de los aspectos menos importantes.  Esa es la belleza de priorizar.  Te ayuda a tener listas las cosas más importantes primero, y lo demás generalmente puede esperar.

         Cuando se trata de la administración del tiempo, priorizar nuestras tareas debe ser la prioridad. Hacer una lista de las cosas que necesitamos hacer en el orden que necesitan ser hechas nos puede ayudar a usar nuestro tiempo mucho más sabiamente.  Y esto nos lleva a ser más productivos.
Ø      Por ejemplo, se puede partir del principio de eficacia personal de Brian Tracy o técnica de priorización de tareas pendientes:
A.     Tareas muy importantes o Imprescindibles: deben hacerse, en caso de no llevarse a cabo las consecuencias serán graves.
B.    Tareas que hay que hacer o Necesarias: las consecuencias en caso de abandono serán solo leves.
C.    Algo que sería agradable hacer o Aconsejable: dejarla pendiente no traerá consecuencias.  Esta clase de tareas no tienen efectos sobre nuestro trabajo.
D.    Tareas delegables: se pueden dejar en manos de otra persona.
E.     Tareas Prescindibles: se pueden eliminar sin que importe lo más mínimo.

¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE UNA BUENA GESTIÓN DE TIEMPO?
COMPETENCIAS PROFESIONALES
… según la ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DEL TRABAJO (OIT):
"La competencia se define como la aplicación de habilidades, conocimiento y actitudes para realizar tareas o combinación de tareas, dentro de las normas industriales y comerciales,  bajo condiciones de operación  (la atención se centra en los resultados)"
 
  
ARBOL DE LAS COMPETENCIAS


COMPETENCIAS CLAVE
Son aquellas que se pueden aplicar a casi todos los puestos de trabajo, a continuación una breve descripción de ellas:

COMUNICACIÓN VERBAL Y ESCRITA
         Seleccionar métodos de comunicación adecuados y eficaces.
         Establecer el tono y el nivel de lenguaje adecuados en situaciones específicas.
         Presentar información a través de un medio verbal o escrito.
         Escuchar activamente y prestar atención a las personas que transmiten información, planteando las preguntas pertinentes para su aclaración.

CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES Y SUS NECESIDADES
         Entablar relaciones eficaces con clientes.
         Ofrecer a los clientes servicios fiables de gran nivel.
         Ayudar a los clientes a encontrar la forma adecuada de satisfacer sus necesidades.
         Pedir opinión a los clientes con el fin de mejorar la calidad de tus propios servicios.  

AUTO DESARROLLO
         Evaluar tu propio rendimiento en relación con las necesidades de tu trabajo, ya sea del actual o del que aspires a tener en un futuro, por medio del intercambio continuo de opiniones e información con tus superiores, tus compañeros y los clientes.
         Identificar tu propio estilo de aprendizaje que te permita dirigir el desarrollo de tus conocimientos.
         Elaborar un plan de desarrollo personal y aplicarlo.
         Utilizar diferentes métodos para identificar tus intereses con el fin de desarrollar o mejorar tus conocimientos y habilidades.
         Identificar y aprovechar las oportunidades de desarrollo personal que puedan presentarse.

NEGOCIACIÓN E INFLUENCIA

         Alcanzar un resultado beneficioso para ambas partes.
         Fomentar el debate y utilizar las diferencias de opinión para encontrar la solución más conveniente.
         Respetar la diversidad de las personas y las diferencias de opinión.
         Concentrarse en los resultados esperados permitiendo que la otra parte defienda también su postura.
         Controlar la aparición de conflictos durante las discusiones.  

LIDERAZGO
         Reconocer la diferencia entre liderazgo y dirección.
         Saber cuándo y cómo aplicar un estilo de liderazgo en particular.
         Reconocer tu propio estilo de liderazgo y tus preferencias al respecto.
         Marcarse metas elevadas y mostrar una disposición positiva y una actitud progresista.
         Tener integridad personal, ser abierto, sincero y digno de confianza.

CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN AL CAMBIO
         Estar abierto y responder constructivamente a los cambios en la organización.
         Apoyar y aceptar nuevos planes y procesos.
         Aceptar los cambios y buscar la oportunidad de desarrollarse personal y profesionalmente.
         Encontrar o elaborar soluciones nuevas para mejorar las estrategias existentes.
         Abordar la incertidumbre y, al mismo tiempo, conservar la  confianza y el entusiasmo por conseguir los objetivos.

HABILIDAD PARA ESTABLECER CONTACTOS Y RELACIONES
         Buscar dinámicamente e identificar oportunidades para establecer vínculos recíprocos con los demás.
         Reconocer cómo se pueden entablar relaciones con los demás a través de la conversación, añadiendo valor a la misma al mostrar interés por lo que se te dice y al transmitirle al otro la relevancia de lo que tú dices.
         Participar de manera activa en las conversaciones siendo consciente de que son un medio para establecer contactos.
         Elaborar una lista de contactos que se encuentran fuera de tu grupo de relación más cercano que te permitan conseguir ayuda e información.

PENSAMIENTO CREATIVO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
         Analizar una situación y evaluar su complejidad.
         Determinar las causas de los problemas y buscar soluciones.
         Identificar y evaluar las consecuencias de cada una de las soluciones.
         Aplicar soluciones efectivas teniendo presentes una serie de objetivos específicos.

TRABAJO EN EQUIPO
         Trabajar y contribuir a la consecución de una serie de metas y objetivos para el equipo.
         Reconocer de qué modo las habilidades y los conocimientos de los demás contribuyen a hacer que el equipo sea eficaz.
         Demostrar iniciativa y contribuir a la consecución de resultados.
         Mostrar disposición a ayudar a los demás miembros del equipo con el fin de encontrar soluciones y conseguir resultados.
         Aceptar y aportar opiniones de forma constructiva y sensata.
         Comprender cuál es la importancia de los conflictos para potenciar el desarrollo del equipo al trabajar de manera conjunta en la superación de los mismos.

GESTIÓN DEL TIEMPO
         Calcular de forma realista el tiempo necesario para completar las tareas en relación a su complejidad.
         Priorizar tus tareas dependiendo de su importancia, urgencia y/o resultados esperados.
         Organizar tu propio trabajo para poder cumplir los plazos establecidos.
         Delegar responsabilidades en las personas adecuadas para que contribuyan al cumplimiento de plazos comunes.

IDIOMAS
         Poder comunicarse efectivamente tanto en el idioma materno como en algún otro que pueda ser importante por ser el idioma madre de la empresa, un idioma universal o el idioma donde se encuentre basada la empresa.

PREFERENCIA DE LAS EMPRESAS SOBRE LAS COMPETENCIAS CLAVE
RESUMEN
La necesidad de gestionar nuestro tiempo es generalmente reconocida pero raramente realizada con eficacia y constancia.

Los trabajadores deberían estar interesados en optimizar su tiempo laboral porque ello le dejaría más tiempo disponible, sin detrimento de los resultados profesionales comprometidos.

Las empresas debería favorecer una buena gestión del tiempo por parte de sus trabajadores para asegurarse de que su tiempo laboral se utiliza en la obtención de los resultados para los que fueron contratados.

Todo esto implica que la priorización de tareas debe estar orientada a la obtención de resultados y cumplimiento de objetivos.

La dificultad para gestionar el tiempo radica, no tanto en su control y uso de herramientas adecuadas, sino en nuestro control, en nuestra capacidad de priorizar correctamente y de comprometernos con ella.

BENEFICIOS
ü      Visibilidad simultánea de todas las tareas.
ü      Distinguir y priorizar en base a importancia y urgencia.
ü      Acostarse satisfecho con lo que ha conseguido en el día.
ü      Mayor tiempo disponible.
ü      Eliminación del estrés diario producido por imprevistos.
ü      Gestionar los correos de manera efectiva.
ü      Alineamiento automático de las tareas de todo el equipo.
ü      Saber cuando y como decir NO.
ü      Gestionar y minimizar interrupciones y distracciones.
ü      Enfocarse 100% en la tarea actual.
ü      Cultura de trabajo en equipo.

A veces parece que hay tantas cosas que hacer que no sabemos por dónde comenzar.
      
                            Poner prioridades es esencial.

Pero a veces eso es más fácil decirlo que hacerlo.

Priorizar tareas puede parecer una tarea desalentadora.

Requiere de cierta reflexión, pero si tienes un sistema y te apegas a él, puedes priorizar mucho más rápida y efectivamente.

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