Es ampliamente conocido que algunas de las razones fundamentales para que los proyectos no se ejecuten en los tiempos correctos, o que no cumplan con los presupuestos establecidos, son:
1. La falta de claridad o definición de los alcances del proyecto
2. Análisis pobre de los datos
En este documento nos enfocaremos en el segundo de estos dos factores colocándolo en forma de una serie de 10 preguntas clave con sus respectivos razonamientos.
Pregunta 1: ¿Cuál es el mensaje? – Pasar de la Presentación a los Hechos
Actualmente se tiene acceso fácil y rápido a una gran cantidad de información tanto en las bases de datos de las empresas como en la red mundial, esto nos lleva a que se hace muy crítico pasar, de la manera más rápida posible, de las presentaciones a los hechos. Tome en cuenta que muchos tienden a personalizar la información para hacerla mas interesante, pero no necesariamente todos se refieren a lo mismo y esto afecta directamente a la manera que tiene cada uno de percibir la información. Por ejemplo, cuando la información dice “un pequeño número de consumidores se quejaron”, se podría asumir, a la vez, que “un gran número de consumidores no se quejaron”. Esto puede hacer que los hechos se presenten de manera confusa, en este caso puede ser que la información sea incompleta, falsa, o simplemente que haya sido malinterpretada.
Pregunta 2: ¿La fuente es confiable? – Calidad de la Información
La información puede proceder, inevitablemente, tanto de buena como de mala fuente. Todas las organizaciones relacionadas con el negocio, desarrollo de producto, mercadeo, ventas, operaciones, soporte, finanzas, tecnología de información, tendrán motivos para enviar información. Se debe tratar de identificar claramente la fuente y su fundamento de manera que sea posible considerar cualquier ruido posible. La siguiente tabla muestra algunos factores que se pueden considerar al momento de juzgar determinada información:
| Menos Confiable – Menor Certeza | Más confiable – Mayor Certeza |
| Una o pocas observaciones | Muchas Observaciones |
| Anecdótico o Caso Reportado | Estudio Científico o Estadístico |
| No Publicado | Publicado y Revisado por Colegas |
| No Repetitivo | Resultados Reproducibles |
| Resultado no relacionado a Hipótesis | Resultado de una Hipótesis Probada |
| No se Mencionan Limitaciones | Limitaciones Discutidas |
| No comparado con Resultados Previos | Relacionado con Estudios Previos Discutidos |
Pregunta 3: ¿Cuán sólida es la evidencia? – Entender como encajan las diferentes evidencias
Algunas fuentes se esmeran en proporcionar soportes libre de ruidos, mientras que otros pueden estar contaminados intencionalmente. Considere todas las historias y lo que pueda decir su propia fuente acerca de todas las posibilidades y el peso de la evidencia. Recuerde que un soporte excesivo puede ser engañoso si no refleja la cantidad real de la evidencia que esta cubriendo. En particular, el análisis apresurado de los resultados de algún estudio puede tornarse en real o errado con el paso del tiempo. No es muy común que los gerentes rechacen por error resultados que a la larga resultan correctos o aceptar resultados que luego serán falsos.
Pregunta 4: ¿La información es relevante? – Determinar si la información cambia su manera de pensar llevándolo a proporcionar respuestas
Los reportes generados por consultores independientes, la competencia, o incluso la propia organización, deben ser revisados y/o evaluados cuidadosamente antes de responderlos. Por ejemplo, el hecho de que alguna información aparezca en los medios no necesariamente significa que va a afectar directamente a su empresa. El resultado de esto tomar en cuenta pequeños riesgos que aparentan ser grandes e ignorar grandes riesgos que aparentan ser menores. Lo importante es determinar cuando cierta información provocará un cambio de pensamiento y lleve a dar una respuesta.
Pregunta 5: ¿Qué significan los números? – Para entender el riesgo es necesario entender los números
Es prácticamente imposible hacer un análisis adecuado de los riesgos si los datos no han sido entendidos correctamente. Para evitar confusiones durante la presentación, estos deben colocarse en un formato entendible tanto para el presentador como para la audiencia. Por ejemplo: 1% y 1 en 100 son dos maneras de representar el mismo resultado. Los profesionales de la Calidad reportan sus hallazgos como valores esperados dentro de un rango y la amplitud de este rango muestra cuanta confianza se tiene en esos resultados. Cuando el reporte solo refleja un número, este probablemente ha salido de ese rango y no informa mucho acerca de la confianza del investigador en esos resultados. En tales casos, es de vital importancia saber si ese valor refleja el peor o el mejor caso o simplemente representa una base.
Pregunta 6: ¿Cómo se compara el riesgo con otros? – Compare peras con peras
O lo que es lo mismo, poner el riesgo en contexto. Una habilidad importante al momento de comparar riesgos es asegurar que tal comparación involucra todas las oportunidades para el mismo resultado. Por ejemplo, la siguiente información es la comparación de muertes por año en US por 10 millones de personas:
| Número | Causas |
| 200.000 | enfermedades cardíacas (mayores de 64) |
| 6.000 | cáncer de pulmón |
| 3.000 | accidentes |
| 1.000 | homicidios |
| 400 | envenenamiento accidental |
| 20 | accidentes de tren |
| 2 | electrocución |
Debido a que los números sobre riesgos pueden ser presentados de muchas maneras (así como las oportunidades de morir a lo largo de la vida, durante un año o en un acontecimiento) asegúrese de comparar cosas similares. Considere el reporte de diferentes partes de un rango para diferentes riesgos (el mejor caso para uno contra el peor caso para otro) puede ser muy confuso. Finalmente, al hacer comparaciones, otras consideraciones podrían ser relevantes:
● Considerar si el riesgo es nuevo
● Escoger el riesgo
● ¿Se puede controlar, manejar o prevenir daño?
● Conseguir lo que se desea al aceptar el riesgo
● Temerle al riesgo
● Sentir ansias por falta de conocimiento
Estos factores pueden causar confusión en ocasiones. Por ejemplo, un químico desconocido como el Monóxido Di Hidrógeno puede sonar amenazante, sin embargo este no es mas que otro nombre para el Agua. Usted debe decidir que es un riesgo aceptable y tomar las decisiones en base a su juicio personal.
Pregunta 7: ¿Qué acciones se pueden tomar para reducir el riesgo? – Identificar las vías para mitigar los riesgos y mejorar la situación
Es importante identificar las vías que se puedan emplear para mitigar los riesgos y mejorar la situación dentro de la empresa. Sea creativo. Para aquellos riesgos que sean nuevos, tómese el tiempo para pensar al respecto antes de formarse una opinión. Tenga en mente que solo porque alguien que conoce escogió una opción, eso no significa que esa misma opción sea la que le aplique a su área.
Pregunta 8: ¿Cuáles son las reacciones? – Asegúrese de que pude convivir con las reacciones asociadas a diferentes acciones
Toda acción genera una reacción. Asegúrese de que sus sistemas estén adecuados, o se puedan adecuar, a las reacciones asociadas a las diferentes acciones. Esto es muy importante porque todas estas reacciones van a afectar otros recursos, particularmente tiempo y dinero. Por ejemplo, reforzar las auditorías e inspecciones generará mejoras en servicios o productos pero afectará las operaciones. Ignorar el potencial de las reacciones cuando se considere una acción para minimizar o eliminar un riesgo puede, en última medida poner la organización en gran riesgo.
Pregunta 9: ¿Qué otra información se requiere? – Enfóquese en la información que podría ayudar a tomar mejores decisiones
Recuerde que la información estadística es siempre incierta incluso cuando no es presentada de esa manera. Piense acerca de la información que pueda estar haciendo falta y como puede hacer uso información adicional que tenga a disposición. En otras palabras, enfóquese en la información que lo va a ayudar a tomar una mejor decisión. Tenga presente que si las bases para manejar su unidad de negocio están depositadas en presentaciones ejecutivas basadas en lineamientos puntuales es muy probable que esté pasando por alto estrategias bien establecidas para mejorar el negocio.
Pregunta 10: ¿Dónde se puede conseguir más información? – Encuentre la información que requiera para tomar mejores decisiones
La mayoría de las empresas dispone de una gran cantidad de información para aprovechar. Encuentra la información que lo ayude a tomar una mejor decisión. Aquí algunas fuentes:
● Fabricantes
● Proveedores y Vendedores
● Clientes (Internos y Externos)
● Trabajadores de Primera Línea
● Competencia
● Internet
● Librerías
● Organizaciones de Investigación
● Agencias
● Reportes de Consumidores
● Fuente Original de la Empresa
En resumen, siguiendo todas, o algunas, de estas 10 preguntas con sus respectivos razonamientos en sus propios procesos podrán ayudar a tomar mejores y más acertadas decisiones.
Source URL (retrieved on 08/04/2009): http://www.qualitydigest.com/inside/quality-insider-article/dataanalysis-10-key-questions-and-reasons.html
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